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6/10/2017
 Projeto de servidores da UESB é finalista do Prêmio Boas Práticas
por Gisele Almeida


Em agosto deste ano, a Uesb, campus de Vitória da Conquista, recebeu a visita de uma comissão de servidores da Assembleia Legislativa da Bahia (Alba), sob a coordenação da Secretaria da Administração (Saeb). A comissão representa a 9ª edição do Prêmio Boas Práticas do Trabalho, iniciativa do Governo do Estado que visa incentivar e dar visibilidade aos servidores públicos da administração pública estadual que desenvolvam ações para promover um ambiente de trabalho decente, estimulando a criatividade, a produtividade, a eficiência, a economicidade e a melhoria da qualidade do serviço público. O objetivo da visita foi conhecer de perto o projeto Gestão Eletrônica de Documentos (GED RH), que foi inscrito no Prêmio por servidores da Universidade.

O GED RH foi implantado no setor de Recursos Humanos do campus de Vitória da Conquista em março de 2015 e permite o acesso ao Prontuário Digital com parâmetros de busca inteligente e integração de dados. O projeto deu seus primeiros passos em março de 2011, quando foi constatada a necessidade de ações que pudessem tornar a Base de Dados de Recursos Humanos mais eficiente, com reflexos diretos na folha de pessoal e na otimização dos processos administrativos. Por meio da Tecnologia da Informação, foi possível a transferência da grande quantidade de dados em documentos físicos para o ambiente digital, com diretrizes, metas e ações continuadas que, por fim, culminaram em uma Política de Gestão de Documentos e Informações.

De acordo com Reis, que atualmente é coordenador do setor de Informações Funcionais, foi realizado um levantamento entre os servidores que trabalham no RH, do qual surgiu a conclusão de que a fonte de informações que eles mais buscavam e confiavam era o prontuário físico, já que as outras bases de dados digitais que existiam se mostravam ineficientes e sem integração. “A principal motivação para o desenvolvimento do projeto foi a necessidade de informações centralizadas e confiáveis, baseadas nos documentos dos prontuários dos servidores”, explica o servidor. Ainda segundo ele, é possível identificar resultados práticos da implementação do projeto, como a agilidade nas consultas aos documentos digitalizados e no atendimento a solicitações de cópias. “Além disso, os procedimentos adotados possibilitaram a formação de uma equipe capacitada no próprio setor, que consegue manter e transmitir esses procedimentos padronizados”, completa Reis.

A expansão do GED RH para os três campi da Universidade, assim como parcerias com órgãos governamentais e não governamentais, já foram iniciadas, a exemplo da automatização de ações administrativas do Posto Avançado de Cadastro de Fornecedores da Uesb, vinculado ao Serviço de Atendimento ao Fornecedor da Saeb. Diversos setores da Uesb demandam uma solução como essa e foi proposto um cronograma de implantação do subprojeto GED Local, com novas tecnologias e práticas de gestão customizadas.

Foi pensando nessa possibilidade de expansão e divulgação, a fim de torná-lo exemplo para outros órgãos com demandas parecidas, que a equipe decidiu inscrever o GED RH no Prêmio Boas Práticas. Na ocasião da visita, a comissão de servidores da Alba fez perguntas sobre as ações do projeto e a equipe teve a oportunidade de apresentar os principais pontos do seu planejamento, estruturação e execução.

Segundo informações da comissão, foram inscritos 167 projetos. Na primeira triagem, apenas 40 foram selecionados para avaliação e inspeção in loco e as informações coletadas serão levadas para avaliação da comissão geral, que irá selecionar os dez melhores projetos desta edição. A solenidade de entrega do Prêmio será realizada no dia 26 de outubro, a partir das 15 horas, no auditório do Centro de Operações e Inteligência de Segurança Pública 2 de Julho, que fica no Centro Administrativo da Bahia, em Salvador.



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