O lançamento do sistema ocorreu no reitoria no campus, realizado no mês de junho

Buscando promover a centralização no acesso e desenvolvimento dos eventos acadêmicos e administrativos da Instituição, a Uesb implementou o Sistema Integrado de Gerenciamento de Eventos da Uesb (SigEventos). A plataforma faz parte da iniciativa da Instituição de facilitar a organização de eventos acadêmicos e administrativos.

O SigEventos suporta diversos formatos de eventos, como congressos, conferências, fóruns, seminários, workshops e minicursos e, além disso, oferece recursos para a gestão, permitindo a automação de processos. Com isso, os organizadores terão mais praticidade, desde a coleta de dados personalizados até a avaliação do evento e validação eletrônica de documentos, como certificados e declarações.

Dentre as ferramentas disponíveis estão o gerenciamento de inscrições de participantes, organizadores e palestrantes; submissão e avaliação de trabalhos com envio de cartas de aceite; geração de anais; emissão de credenciais; e registro de presença. “Com a implantação do Sistema Integrado de Gestão de Eventos, conseguimos centralizar e facilitar os processos de organização, trazendo mais eficiência tanto para quem organiza quanto para quem participa”, explica Dárcio Rocha, coordenador da implantação dos Sistemas SIG na Uesb.

Para serem cadastrados na plataforma, os eventos devem estar alinhados aos objetivos acadêmicos, administrativos e regulamentares da Uesb. Os critérios principais incluem a conexão com as atividades-fim da Universidade, como o ensino, pesquisa, extensão ou gestão; a natureza institucional do evento, sendo acadêmico, científico, cultural ou administrativo. Principalmente, os eventos devem estar em conformidade com as diretrizes e normas institucionais.

Reunião para a implementação do SigEventos na Uesb, na Universidade Federal do Rio Grande do Norte

Como funcionam os procedimentos – Para realizar o cadastramento de um evento, é preciso que o gestor contate a Pró-Reitoria ou Assessoria responsável pela área temática da atividade que será realizada. Neste momento, o gestor irá solicitar o cadastro inicial no sistema, a habilitação de acesso à plataforma e o repasse das orientações necessárias para sua adequada utilização.

Em um segundo momento o gestor do evento irá acessar o sistema pelo endereço disponível. Nesta etapa, o organizador assume o controle de todas as etapas, desde o planejamento, organização, gestão do conteúdo, execução e avaliação.

Além disso, o coordenador pode montar uma equipe de trabalho dentro do sistema, atribuindo permissões específicas a outros usuários conforme as necessidades do evento. Podem ser nomeados auxiliares de coordenação, avaliadores de trabalhos e responsáveis pelo credenciamento dos participantes.

Em caso de dúvidas sobre o uso da plataforma, o sistema disponibiliza um menu de ajuda com uma série de materiais de apoio, como manuais detalhados e vídeos tutoriais, que auxiliam no entendimento das funcionalidades e na execução das etapas de organização do evento. Além disso, são oferecidos treinamentos presenciais e remotos pela equipe de implantação do sistema, voltados principalmente para gestores e coordenadores, fortalecendo a autonomia e a segurança no uso do SigEventos.

Participação dos setores da Uesb na plataforma – Para o pleno funcionamento do sistema, vários setores da Uesb estarão envolvidos nas rotinas de cadastro, concessão de permissões e revisão das informações publicadas. As Pró-Reitorias e Assessorias serão os gestores e administradores, responsáveis por cadastrar dados básicos do evento solicitado; conceder permissões de acesso ao gestor do evento à plataforma; e repassar para o coordenador as orientações necessárias para o uso adequado do sistema.

A Assessoria de Comunicação é responsável pela revisão da identidade visual e diretrizes editoriais dos eventos na plataforma. Já os gestores serão responsáveis por  gerenciar todas as fases da atividade na plataforma; delegar acessos a outros perfis subordinados como gestores adjuntos, avaliadores, credenciadores; e realizar a publicação oficial do evento na plataforma.

Ferramentas para o público –  Os participantes do eventos poderão contar com a inscrições on-line de forma simples e centralizada; submissão e acompanhamento de trabalhos, com envio automático de cartas de aceite; emissão autônoma de certificados e declarações, sem depender da organização; e engajamento e sorteios durante as ações.

A plataforma SigEventos é regulamentada pela Instrução Normativa Reitoria nº 01/2025, publicada no Diário Oficial do Estado da Bahia em 29 de maio de 2025. Para mais informações ou em caso de dúvidas, entre em contato com a Unidade Organizacional de Informática (Uinfor) pelo e-mail sistemas.sig@uesb.edu.br ou ainda, pelo telefone (77) 3424-8625.