Josafá Reis desenvolveu o projeto de Gestão Eletrônica de Documentos

Atuar em uma instituição pública vai além do cumprimento de tarefas. Participar da engrenagem que atende ao coletivo significa, na maior parte do tempo, viabilizar os serviços essenciais ao cidadão. Quando se compreende essa função social, a dedicação ao serviço público rende grandes resultados, que podem surgir a partir de pequenos passos.

Assim foi a idealização de uma gestão eletrônica de documentos na Uesb. Josafá Reis, responsável pelo projeto, participou de todas as etapas para a sua implantação. Mais do que isso, partiu dele a movimentação em torno da ferramenta.

A história de Josafá na Uesb teve início em 2007, como aluno do curso de Ciência da Computação. Quatro anos depois, o estudante se tornava também servidor, lotado na Pró-Reitoria de Administração e Recursos Humanos (PraRH) da época, atuando na gestão das informações funcionais dos servidores. Foi a partir de então que Josafá esteve à frente da iniciativa, que buscou otimizar a base de dados da área de Recursos Humanos.

“Em 2013, fui movimentado para a Unidade Organizacional de Informática (Uinfor), com o intuito de auxiliar no desenvolvimento dos sistemas de informações utilizados na PraRH. Nesse mesmo ano, começamos a definir as bases do projeto de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)”, conta Josafá. Ao retornar para o setor de Recursos Humanos, no fim de 2015, o servidor assumiu a coordenação do Setor de Informações Funcionais (SIF), cuja semente ele havia plantado.

À frente do setor até hoje, Josafá explica que o Sistema atua “para a abertura dos documentos/dados disponíveis no GED para os servidores e a continuação da expansão para outros setores”. Segundo ele, a transferência dos dados do ambiente físico para o digital se deu a partir de diretrizes, metas e ações continuadas que originou uma Política de Gestão de Documentos e Informações na Universidade.

A iniciativa dialoga com a proposta de digitalização do Governo Estadual, que, neste ano, implantou o RH Bahia na gestão dos recursos humanos de todo o estado. O GED, inclusive, foi reconhecido pelo Prêmio Boas Práticas do Trabalho, do próprio Governo. Em 2017, a iniciativa foi uma das finalistas da ação e, em 2019, também está inscrita no Prêmio que busca incentivar e dar visibilidade aos servidores que desenvolvem práticas diferenciais na administração pública estadual.

“Eu sempre me senti atraído por áreas de atuação que envolvem transmissão de conhecimento e Tecnologias da Informação (TI). A ideia de ser servidor público também me provocava orgulho pela contribuição com a sociedade e atuação em nome de uma instituição respeitada”, destaca Josafá.

Gustavo Bomfim contribuiu para a melhoria no atendimento ao público

Educação e tecnologia – Compreender a sua importância para o desenvolvimento de uma instituição que tem a educação como fim também levou Gustavo Bomfim a buscar estratégias de aprimoramento do trabalho por meio da tecnologia.  Servidor da Uesb desde 2012, Gustavo está lotado atualmente na Coordenação Setorial de Informática (CSI), do campus de Jequié. Lá, já exerceu funções de manutenção e suporte aos sistemas, auxiliando toda a comunidade acadêmica.

Gustavo conta que o desafio da Coordenação era o atendimento ao público do turno da noite, e o aumento da demanda de serviços oferecidos, como o cadastro à rede de internet sem fio. A forma de contornar essa realidade, facilitando e ampliando o suporte oferecido pela Uesb aos seus usuários, foi apresentada pela própria tecnologia.

“Começamos a fazer uso do serviço de formulários do Google para organizar as informações e usar o QR Code para o serviço estar acessível ao usuário, em locais visíveis e de grande circulação dentro do campus. Com essa iniciativa, reduzimos a burocracia e nosso atendimento ganhou agilidade”, descreve Gustavo.

Ele explica que o QR Code (sigla derivada do termo em inglês Quick Response) quer dizer resposta rápida. Trata-se de uma espécie de código de barras que pode ser escaneado pela câmera da maioria dos atuais telefones celulares. O código direciona o usuário à informação que se deseja passar, podendo ser em formato de texto, endereço de página na internet ou até mesmo um número de telefone ou localização georreferenciada.

“O uso dessa tecnologia pode ser aplicado em diversos meios que proporcionem interação entre o usuário e os serviços oferecidos pelo setor, automatizando o atendimento e excluindo a fila, deixando o usuário livre para ter acesso onde e quando for necessário”, esclarece o servidor.

Para Gustavo, a inovação faz toda a diferença na rotina do serviço público. “Somente quem está dentro e envolvido com o processo sabe exatamente quais são os problemas que precisam ser solucionados. Além disso, o servidor pode implementar uma rotina, testar e adaptar. A consequência disso é que o serviço público ganha agilidade, retornando um melhor atendimento aos seus usuários”, defende.

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